تعد  مهنة التوثيق في مختلف الدول من بين المرافق المهمة المساعدة بشكل أساسي على تنظيم المعاملات المدنية  والتجارية،  كما أنها من بين المرافق المساهمة في الحفاظ على استقرار المعاملات  لما لها من دور في ضمان الثقة بين مختلف المتعاقدين. ولقد أظهرت التجربة العملية أهمية هذا المرفق  كمساهم في التنمية في جميع المجالات  وكمنظم للعلاقات بين مختلف أ فراد المجتمع. والتوثيق في اللغة له معنيان: الإحكام بمعنى أحكم الأمر، والمعنى الثاني: الشد والربط من الوثاق"أما في المعنى الاصطلاحي: فقد عرف بعدة تعاريف لكنها لم تخرج في مجملها عن المعاني اللغوية، وهكذا عرفه الفقه الإسلامي بأنه : " صناعة جليلة وشريفة وبضاعة عالية منيفة، تحتوى على ضبط أمور الناس على القوانين الشرعية وحفظ دماء المسلمين وأموالهم، والاطلاع على أسرارهم وأحوالهم، وبغير هذه الصناعة لا ينال ذلك ولا سلك هذه المسالك."كما عرف أيضًا: "بأنه من أجل العلوم قدراً وأعلاها إنابة وخطراً، إذ بها تثبت الحقوق ويتميز بها الحر من الرقيق، ويتوثق بها ولذا سمي الكاتب الذى يعانيها  وثاقاً".