للوثائق الورقية وجود مادي محسوس، ينتج عنه ترتيبها في مجموعات متشابهة في المنشأ الأصلي , وتقسيمها منطقيًا تبعًا للوظائف والأنشطة التي أنتجتها ، وهذه هي الطريقة الأرشيفية الصحيحة، والمستخدمة منذ عدة عقود، وهي طريقة لها تأثير وفاعلية على ضبط نظام التوثيق في الهيئات.
وفي البيئة الرقمية فالأمر لا يختلف کثيرًا حيث يقوم الموظف بتجميع الملفات التي ينشئها أو يتلقاها في مجلدات Folder ثم يقوم بتجميع المجلدات المتشابهة في الموضوع في مجلد واحد رئيسي، ومن مجموع هذه المجلدات الرئيسية يتکون إطار التصنيف الذي يضم مجموعات الوثائق التي تعکس أنشطة ووظائف المنظمة ککل.
إذًن أين يکمن الاختلاف بين تصنيف الوثائق الورقية والرقمية؟ والإجابة تتلخص في:
1- أن الملفات في البيئة الرقمية ليس لها وجود مادي محسوس في حين في بيئة العمل الورقي يکون لها وجود مادي يسهل السيطرة عليه.
2- تقدم لنا تکنولوجيا المعلومات بما تملکه من ديناميکية مميزات کبيرة من حيث سهولة ترتيب الملفات والمجلدات وسهولة الوصول إليها وإتاحتها.
3- فتحت التقنيات الحديثة في التصنيف والفهرسة ومحرکات البحث طرقًا جديدة للوصل ليس إلى الوثائق الرقمية فقط، بل إلى محتواها، وبأساليب لم تکن متاحة من خلال التقنيات التقليدية، وتلبي احتياجات المستفيدين الفعلية وبسرعة ودقة هائلة