يعد الذكاء الاصطناعي أداة فعالة ومبتكرة يمكن أن تسهم في تحسين عمليات إدارة الوثائق والأرشيف وتحقيق الكفاءة والتنظيم في هذا المجال، يهدف هذا البحث إلى دراسة مميزات و مخاطر استخدام تطبيقات الذكاء الاصطناعي في إدارة الوثائق والأرشيف، وتحديد الآثار السلبية التي يمكن أن تترتب على استخدامها في هذا المجال، وكيفية التعامل مع هذه المخاطر بشكل فعال ومناسب، وتحديد الإجراءات الأخلاقية والتقنية اللازمة للتخفيف من هذه المخاطر. واتبعت الدراسة المنهج المسحي التحليلي وذلك في تجميع البيانات والمعلومات حول تطبيقات الذكاء الاصطناعي المستخدمة في مجال الوثائق والأرشيف، والمخاطر المترتبة على استخدام هذه التطبيقات وتحليلها وتفسيرها من مصادر متعددة. واشتملت الدراسة على محورين: المحور الأول: تناول مفهوم الذكاء الاصطناعي ومميزات تطبيقاته في إدارة الوثائق والأرشيف، وعرض بعض هذه التطبيقات مثل تعلم الآلة، وأتمتة العملية الروبوتية والتعلم العميق والواقع المعزز. والمحور الثاني: تناول تحديات ومخاطر استخدام تطبيقات الذكاء الاصطناعي في إدارة الوثائق والأرشيف، وفي مجال المحفوظات الرقمية. وتوصلت الدراسة إلى أهم هذه المخاطر وهى مخاطر صعوبة حوكمة البيانات -مخاطر التحيز والتمييز -مخاطر الخصوصية والأمان – مخاطر قابلية التفسير – مخاطر المساءلة والشفافية – مخاطر تتعلق باستخدام نماذج التقنيات، فضلا عن عرض نماذج تطبيقية لبعض المؤسسات المالية والطبية؛ توضح التحديات والمخاطر التي واجهتْها تلك المؤسسات في استخدام هذه التطبيقات الذكية في إدارة وثائقها، كما توصلت الدراسة إلى تسليط الضوء على كيفية معالجة تلك المخاطر من خلال توفير مبادئ توجيهية للذكاء الاصطناعي الأخلاقي والجدير بالثقة في إدارة الوثائق والأرشيف .
Artificial intelligence (AI) is an effective and innovative tool that can contribute to improving document and archive management processes and achieving efficiency and organization in this field. This research aims to study the advantages and risks of using AI applications in document and archive management, identify the negative effects that may arise from their use in this field, and determine the ethical and technical measures necessary to mitigate these risks. The study followed a survey-analytical methodology in collecting data and information about AI applications used in the field of documents and archives, and analyzing and interpreting the risks associated with these applications from multiple sources. The study included two axes: the first axis discussed the concept of artificial intelligence and its applications in document and archive management, presenting some of these applications such as machine learning, robotic process automation, deep learning, and augmented reality. The second axis addressed the challenges and risks of using AI applications in document and archive management and in the field of digital preservation. The study identified the most important risks, including risks related to data governance, bias and discrimination, privacy and security risks, interpretability risks, accountability and transparency risks, and risks related to the use of technical models. It also presented case studies of some financial and medical institutions that illustrate the challenges and risks they faced in using these intelligent applications in their document management. The study also shed light on how to address these risks by providing guidelines for ethical and trustworthy AI in document and archive management.