تُعد الاجتماعات إحدى وسائل الاتصال الإداري، التي تلجأ إليها المؤسسة عند مناقشة موضوعات ذات أهمية بالنسبة لها، أو تأثير مباشر في العاملين بها، ويکون من الضروري مناقشتها بصورة جماعية. کما أنها وسيلة بناءة لصناعة القرار وتحقيق الأهداف.
وقد تبيَّن للباحث انعقاد عدد کبير جدًّا من الاجتماعات على مدار العام الأکاديمي نتيجة لأنشطة الجامعات والکليات والمعاهد المصرية، کما اتضح له أن هذا العدد الکبير من الاجتماعات ينطوي على کم هائل من المعلومات الغنية، الأکاديمية، ذات الطبيعة الخاصة، المتضمنة في وثائق هذه الاجتماعات، وقد دفعه ذلک إلى دراسة الوضع الحالي لوثائق اجتماعات مجالس الجامعات المصرية، ودراسة بياناتها، من خلال عينة عشوائية بسيطة من هذه المجالس، وذلک في إطار مفهوم نظم معلومات الاجتماعات، وکذلک الوقوف على أحوال نظام معلومات الاجتماعات الحالي بهذه الجهات، ومحاولة:
1- وضع نموذج لإنشاء نظام معلومات الاجتماعات في الجامعات المصرية، من منظور إدارة معرفة الاجتماع.             
2- وضع تصور لاستخدام التکنولوجيات التعاونية کأساس لتصميم نظام معلومات الاجتماعات المقترح.
3-  وضع تصور لنموذج بيانات مقترح لاجتماعات مجالس الجامعات المصرية، من خلال تطبيق مواصفات تطبيق محاضر الاجتماعات الذکية Smart Meeting Minutes Application Specifications.
اعتمدت الدراسة على البحث الميداني الوصفي التحليلي منهجًا لها، کما استعان الباحث بالمقابلة المقننة، والمعاينة المقننة، وقائمة المراجعة في جمع البيانات من مجتمع البحث.