يعد من أرباب الوظائف الديوانية من حملة الأقلام ، ويکاتب صاحبها في سجل تعينه بـ " المجلس العالي " ،  ويخضع صاحب هذه الوظيفة لإشراف الوزير فمرجع أمره إليه  ، ويشير " القلقشندي " إلى وظيفة استيفاء الدولة ، " بأن يکون فيها مستوفيان فأکثر " ، بل من الممکن أن يتشارک في الوظيفة أکثر من واحد ، فعندما تولى الوزير " ناصر الدين محمد بن رجب بن کلفت " في جمادى الآخرة   796 هـ / 1394 م استدعى من تولى الوزارة قبله ، وتولى الوزير " علم الدين     سن إبرة " استيفاء الدولة شريکاً للوزير " تاج الديـن عبد الرحيـم " في تلک الوظيفة. بل عندما تولى " ناصر الدين بن الحسام " الوزارة في ذي الحجة 792 هـ / 1390 م ، استخدم من کانوا وزراء قبله ، واستقر " ابن البقري " في  استيفاء الدولة ، وعين معه ثلاثة ممن کانوا تولوا الوزارة ، فکانوا أربعة في استيفاء الدولة. وتعد وظيفة المستوفي من الوظائف التي ظهرت قبل عصر المماليک فأشار إليها  " ابن مماتي " في عصر الدولة الأيوبية بقوله : " هذا کاتب يکون صاحب مجلس في الديوان ، يطالب المستخدمين بما يجب عليهم رفعه من الحساب في أوقاته ، وينبه متولي الديوان على ما يجب استخراجه من المال في أحيانه ، ويقابل بکل ما يرد عليه من حساب مستوفيه "  وإن کان ابن مماتي أشار إلى صاحب هذه الوظيفة باسم المستوفي فقط دون الاضافة ، فإن العصر المملوکي عرف أنواعاً عدة لوظيفة الاستيفاء ، مثل : مستوفي الدولة ، ومستوفي الصحبة ، ومستوفي الديوان المفرد ، ... وغيرهم ـ وهو ما سيتم تناوله في الأجزاء اللاحقة من الدراسة ـ ويشير " القلقشندي " إلى مهام مستوفي الدولة في العصر المملوکي بقوله : " فهي وظيفة رئيسية ، وعلى متوليها مدار أمور الدولة في الضبط والتحرير ، ومعرفة أصول الأموال ووجوه مصارفها " ، وفي موضع آخر يقول : " يتحدث صاحبها في کل ما يتحدث فيه الوزير وناظر الدولة ، وضبط الأموال الديوانية ، وکتابة الحسبانات ".